文丨公关之家 作者:李姗

一场成功的发布会不仅能够鲜明地体现出主题和品牌的优势,同时在整体的观感上也令人舒适和投入。突出亮点,做好细节,从容有序,同时做到个性化与人性化的结合,是成功举办一场发布会的重要法门。如何举办一场成功的新闻发布会全文请点击:新闻发布会实操要点

如何举办新闻发布会?后期操作与执行非常重要

后期的具体操作与执行工作

有了确定的方案,执行起来就相对更为简单,为了确保实际执行上的万无一失,可以先进行一定的彩排与演练。

彩排与预备方案:如果时间充裕,内容较为复杂,可以在正式的发布会之前进行可操作的排练,将所有的流程走一遍,主持人、发言人的台词与状态可以提前适应,表演内容与环节也可以事前准备与演练,等等,以确保正式开始后更加流畅与完美。同时,为了应对正式开始后可能出现的一些突发事件,需要事前准备一些备用方案,如实际时长的把控,嘉宾的需求等。

工作人员:工作人员的安排和分工需要在前期的策划中做好,在后期的执行中要分配清楚各自的任务,做好本职工作,包括公司内部工作人员以及外请过来的活动人员。内部执勤、引导、幕后、接待等人员明确分工与位置,外部的公关、活动公司需要事先协调好并保持及时沟通,表演者、主持人、礼仪、化妆师等专业人员也需要事前进行沟通和排演,在正式的发布会上恪尽职守。总之,策划和统筹人员在现场必须认真执行、监督好各部门的行动。

嘉宾和媒体的邀请:发布会还需要邀请业界的权威人士、知名人物及重要顾客等人员到场作为嘉宾,同时需要邀请一些媒体前来作为面向公众的媒介。具体的与会嘉宾和媒体人员在活动策划工作中通过交流讨论后得出一份名单,嘉宾人员可以根据会场和规模来确定,而媒体可以邀请一些权威的、知名度高的,对于一些主动前来播报的媒体记者也要表示欢迎。

以上就是发布会主体范围内的大致内容了,前期的各项策划工作可以说是一个蓝图,起着重要的统率和指导作用,后期的执行更是决定发布会实际效果的重点。

 

做好后勤与辅助部分能够为发布会锦上添花

 

除了重要的主体部分外,举办发布会还要考虑到后勤与辅助的部分,即时间表、配套设施、吃住行等。

时间表:各项活动和环节在主体部分前期的策划中就会安排好,包括每个环节的大致时长与总时长,这些事项和时间安排都需要进行有条理、一目了然的汇总和排布,做成一张精确的时间表,在活动开始前分发到发言人、工作人员的手中,同时制作一张具体的节目表和安排表分发给嘉宾,以便工作的顺利进行及人员间的相互配合。

配套设施:一定要确保会场内各种设备的齐全、安全与可用性,舞台电源、投影仪、显示屏、音响设备、麦克风、桌椅等各类配套设施是否齐全,是否能够稳定、有效地发挥效用。同时,场地的租用、舞台的搭建、会场的布置都需要提前协商好、准备好。

吃住行:有些嘉宾或许是远道而来,很多人员也需要赶往会场,所以交通是不能忽视的一点,确定好合适的交通路线和工具,借助当下的即时通讯工具与嘉宾和工作人员保持沟通和联系,安排好交通工具和带领人员。同样的,在酒店住宿的安排上也需要及时沟通、引导,并保证较好的住宿条件。至于餐饮,很多发布会上会提供茶歇,而时间较长的还有午宴或者晚宴,这些都需要进行提前的安排和预定,根据规模和档次、与会人员的人数、食物类型等作出合适的选择。

总之,以上辅助措施也是发布会中不可缺失与大意的重要环节,它能够影响参与者在发布会期间对于品牌的整体印象,周到、优越的后勤和接待,能够为发布会锦上添花,带来更好的效果。